教科書(shū)上的定義：經(jīng)理人主管一組任務(wù)，或一家公司的某個(gè)單位，通常有一群下屬向他或她報(bào)告工作。

 

　　現(xiàn)代的翻譯：沖過(guò)走廊，拼命趕往下一個(gè)房間準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，同時(shí)在移動(dòng)設(shè)備上回復(fù)電子郵件。

 

　　少數(shù)人可能還是嚴(yán)格遵照教科書(shū)上的“經(jīng)理人”定義。若是這樣，那要恭喜你。不過(guò)，大部分經(jīng)理人不再有時(shí)間去管理向他們報(bào)告的下屬。

 

　　如果你這位經(jīng)理人，陷入令人備感挫折的循環(huán)，經(jīng)常需要取消一對(duì)一的面談、授權(quán)不佳，感覺(jué)和團(tuán)隊(duì)疏遠(yuǎn)，你可能已經(jīng)感覺(jué)夠糟糕的了。我寫(xiě)這篇文章的目的，不是讓你更加難過(guò)。但是我要鼓勵(lì)你開(kāi)始做一些事，不只履行你本身的責(zé)任，也培養(yǎng)一支出色的團(tuán)隊(duì)。這些方法來(lái)自我擔(dān)任經(jīng)理人的時(shí)間教練，教授他們?nèi)绾螣o(wú)需工作更長(zhǎng)時(shí)間、但卻能更有效領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)。

 

　　你無(wú)法給別人自己沒(méi)有的東西。所以如果你覺(jué)得困惑混亂，你的團(tuán)隊(duì)也會(huì)這樣。你需要騰出時(shí)間，弄清楚你希望從每次的互動(dòng)得到什么；這表示要花更多時(shí)間在優(yōu)先工作、準(zhǔn)備和后續(xù)工作上，少花時(shí)間開(kāi)會(huì)。減少會(huì)議時(shí)間，你才有更多時(shí)間去思考戰(zhàn)略。雖然這需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)共同努力，但運(yùn)用一些簡(jiǎn)單的策略，你也可以辦到。

 

　　第一，減少你接受的會(huì)議邀請(qǐng)數(shù)目。問(wèn)問(wèn)自己：你是不是已經(jīng)掉進(jìn)一個(gè)常見(jiàn)的陷阱——把自己的日程表看成人氣競(jìng)賽？你是不是用受邀參加會(huì)議的數(shù)目多少，來(lái)衡量自己的價(jià)值？出席許多會(huì)議，你可能會(huì)感覺(jué)自己十分重要，但這卻不是分配時(shí)間的好方法。接受會(huì)議邀請(qǐng)之前，問(wèn)問(wèn)自己：“我真的需要出席嗎？”如果答案為“否”，那就拒絕參加那次會(huì)議，或者從下列耗時(shí)少的策略中，選擇一個(gè)來(lái)用：

 

　　1.要求在會(huì)議前先看議程，以便將你的意見(jiàn)交給主持人，和與會(huì)者分享。（好處：這可能迫使主持人真的寫(xiě)出議程�。�

 

　　2.讓你團(tuán)隊(duì)中的某個(gè)人出席，向大家說(shuō)明團(tuán)隊(duì)的立場(chǎng)。

 

　　3.要求開(kāi)完會(huì)后給一份會(huì)議紀(jì)錄。

 

　　如果你仍然覺(jué)得不參加會(huì)內(nèi)心不安，或不好意思回絕任何會(huì)議的邀請(qǐng)，不妨用這種方式來(lái)調(diào)整問(wèn)題：“如果開(kāi)會(huì)那天我碰巧生病，會(huì)議需要改期嗎？”如果答案為“否”，那么你很可能不必出席。如果你必須參加不少會(huì)議，但只是提供戰(zhàn)略性意見(jiàn)，不必協(xié)助戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行，那么你可以要求將你的討論部分放在會(huì)議的最前面。在你那部分討論完畢之后，便可先行告退。

 

　　第二，減少你安排的會(huì)議次數(shù)──并且縮短時(shí)長(zhǎng)。你安排的會(huì)議，是不是大部分時(shí)間都是你在講話──也許是向所有的人報(bào)告“最新?tīng)顩r”，但與會(huì)者都在有意無(wú)意間查看自己的手機(jī)？你預(yù)設(shè)的開(kāi)會(huì)時(shí)間，是不是長(zhǎng)達(dá)一個(gè)小時(shí)（或者更長(zhǎng)）？如果是這樣的話，那么你需要調(diào)整“不確定的話，就安排六十分鐘的會(huì)議”那種預(yù)設(shè)模式。不妨利用下面的方法，作為有效的替代策略：

 

　　新的預(yù)設(shè)模式應(yīng)該是選擇可以達(dá)成最終目標(biāo)、但“成本”最低的時(shí)間投資。能打一通電話處理好的事情，就不要開(kāi)會(huì)�？梢杂靡环怆娮余]件溝通的事情，就不要打電話。如果你必須安排會(huì)議，不妨挑戰(zhàn)自己，看能不能開(kāi)得越短越好。試試三十分鐘或甚至十五分鐘的會(huì)議，并將目標(biāo)設(shè)定為提早結(jié)束。如果你發(fā)現(xiàn)經(jīng)常需要更多時(shí)間，將來(lái)還是可以增加會(huì)議的長(zhǎng)度，但如果開(kāi)會(huì)時(shí)更關(guān)注重點(diǎn)，通常就不需要延長(zhǎng)時(shí)間。

 

　　建立起良好的會(huì)議模式之后，要求直屬下屬也遵循良好的會(huì)議程序：

 

　　1.可以通過(guò)電子郵件溝通、只是給其他人提供參考的事情，那就不要安排會(huì)議。只有在必須由團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)討論和做決策時(shí)才開(kāi)會(huì)。

 

　　2.發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)，也附上清楚的議程──不要在會(huì)議之前兩分鐘才送上議程，好讓每個(gè)人更容易判斷自己是否需要出席。

 

　　3.指定某個(gè)人詳細(xì)記錄討論過(guò)程、做出的結(jié)論、結(jié)論背后的依據(jù)。把會(huì)議紀(jì)錄發(fā)給經(jīng)理人，以及可能需要知道相關(guān)消息、卻不必出席的其他人。

 

　　最后，利用空出來(lái)的時(shí)間辦正事。一定要抓住多余時(shí)間，以免機(jī)會(huì)流失。在你從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)出擊狀態(tài)時(shí)，新空出來(lái)的時(shí)間可能讓你覺(jué)得無(wú)所事事。但既然你的日程表沒(méi)有被“急事”填滿，那就不妨加進(jìn)真正該做的事。趕快這么做，以免又出現(xiàn)其他雜事占用這些可用的時(shí)間。騰出時(shí)間收發(fā)電子郵件、準(zhǔn)備會(huì)議資料、和直屬下屬一對(duì)一見(jiàn)面，以及思考戰(zhàn)略。處理自己的事，應(yīng)該要像處理別人的事那樣投入，如此你（和其他人）才會(huì)相信你會(huì)完成該做的事，而且是準(zhǔn)時(shí)完成。

 

　　減少有你在場(chǎng)的會(huì)議次數(shù)，有助于你身邊的人做出合理的選擇，不必事事征求你的意見(jiàn)。這會(huì)自動(dòng)減少你需要出席的會(huì)議次數(shù)，并且讓你的團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生更大的信心。如果你利用那些時(shí)間來(lái)打造戰(zhàn)略和訂定清晰的優(yōu)先級(jí)工作，你的團(tuán)隊(duì)會(huì)做出正確的決定──不管你是否在會(huì)議室內(nèi)。