你是不是總感覺自己很忙?總感覺沒做什么,時間就沒了?或者相反,總感覺一天無精打采,時間過得太慢?……
這些其實(shí)都是低效率的表現(xiàn)。它不僅會降低你所在團(tuán)隊(duì)和組織的項(xiàng)目成功率,還會威脅到你自身的發(fā)展。其最常見的原因是時間被分割得七零八落──試圖平衡彼此沖突而且經(jīng)常是預(yù)料之外的時間需求。
如何才能很好地管理時間,進(jìn)而管理自己的工作能量呢?工作效率管理專家托尼·施瓦茨(Tony Schwartz)、戴維·艾倫(David Allen)給出了一個25分鐘的整改清單,你不妨一試:
1、花20分鐘劃出時間空檔。如果可能的話,從日程表中劃去當(dāng)天剩下的某項(xiàng)工作,以保證自己有20分鐘不被打擾,以專心投入那項(xiàng)有意義的工作。如果你能辦得到,那么留出更多時間更好,但20分鐘已足以令工作效率有所改觀。
如果實(shí)在不行,那么就把不重要的會議提前20分鐘,或加20分鐘班。如果你有緊急商務(wù)電話,也可以用這種策略,騰出時間去做最重要的工作。切斷電子郵件,關(guān)掉電話,去一間沒人的空會議室或小房間整理思路。
2、花2分鐘標(biāo)出當(dāng)天的工作進(jìn)展。用工作日記記錄你當(dāng)天的工作進(jìn)展。
專心做你還沒做的工作和剩下來的工作是很自然的事。但為了提升幸福感和努力程度,你應(yīng)該花一分鐘記錄你已經(jīng)完成的工作。即使你只是概述某個創(chuàng)意項(xiàng)目接下來的步驟,也應(yīng)記錄下來。如果你能留出20分鐘的時間空檔,那么就記下你當(dāng)天的成就,不管有多微小。這可能不是你計(jì)劃的工作,也可能是解決其他人的問題,但如果你做了有用的工作且確有實(shí)際進(jìn)展,那么就把它記錄下來。讓自己享受成就感,并意識到自己有所作為。
3、花3分鐘為第二天繼續(xù)工作做好準(zhǔn)備。當(dāng)你必須停下最重要的工作,半途而止時,那么停下就好,只要你清楚該如何完成剩下的工作。通過這種方式,你第二天可以迅速進(jìn)入工作狀態(tài),能避免“半途而止”變成“半途而廢”。