創(chuàng)業(yè)孵化基地、開敞式辦公平臺，這些現(xiàn)下流行的辦公環(huán)境其實不一定是種促進生產(chǎn)力的模式。許多辦公室都應(yīng)用了“開放式辦公”理念，而這也恰恰是一個容易分散精力的模式。雖然開放的環(huán)境可以促進工作團隊的感情，但持續(xù)的噪音也妨礙了個人注意力和工作效率。即使是最好的噪聲消除耳機也無法阻擋那些手機鈴聲、大聲聊天和喋喋不休的討論。

 

　　作為腦力勞動者，不論是程序員還是數(shù)據(jù)分析師，在精力內(nèi)耗和思維干擾中都無法有效工作。于是雖然人們每天都去上班，但真正的辦公時間卻是在工作時間之外，上班前、下班后、周末里，在家里、飛機上、咖啡廳……除了辦公室。

 

　　如果我們想要在工作中更有效率就要改變這個辦公模式，祛除干擾，創(chuàng)造長時間不間斷的工作時間以便我們專心投入。但實現(xiàn)改變卻非常難。在Atlassian公司的一項研究中，職員每個月大約有62場會議，其中半數(shù)被確認是無效會議。平均到每個月20天的工作時間里，幾乎每天要開3.1場會�，F(xiàn)在想象這些會分布在一天中的各個時段，在這些干擾下，員工將很難完成一項需要復(fù)雜思考的工作。

 

　　因此要保證獨立思維和工作效率，我們必須奪回工作時間。

 

　　尋找工作和會議的平衡點

 

　　網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用公司37signals的首席執(zhí)行官和聯(lián)合創(chuàng)始人賈森·弗雷德（Jason Fried）在其項目管理應(yīng)用軟件Basecamp中提到：會議就像鹽，為了加強一道菜的口味要小心使用，撒得過多會毀了這道菜。我們要如何拯救自己的工作時間不被繁冗的會議占據(jù)？

 

　　1.每天保證2到4小時不間斷的工作時間

 

　　如果你是一個早起的人，并且早上工作效率更高，那你更應(yīng)該在白天保證一個專屬于工作的時間段。在你的日程表中明確規(guī)劃這一時間段內(nèi)要做的任務(wù)，并且保證不把會議安排在這段時間里。

 

　　2.審查現(xiàn)有的會議邀請

 

　　每周檢查日程，保證每個會議你都有確切目的和預(yù)期結(jié)果。如果對這兩項有任何疑問，就該反思這個會是否值得你參加，是否該向主辦人提出拒絕。

 

　　3.確保你參加的每一個會議都能解決一項具體問題如果你在被邀請參會卻沒有會議日程，就去向主辦人要一份。每個會議都應(yīng)該有一個清晰且獨一無二的議程，這種概述至少要提前24小時拿到。

 

　　4.有多少會議要花費一個小時？

 

　　實際情況是，很少有某個會議要花一個小時去完成。如果有會議超過一個小時，那它多半是故意延時使自己填滿預(yù)期的時間段。對于個人而言，你首先要把自己的開會時間定為30分鐘到45分鐘。為了讓會議早早結(jié)束，你可以跟主持會議的人溝通，帶動討論并推動會議的進行。

 

　　5.無會工作日

 

　　這個設(shè)想有點難以實現(xiàn)，但如果是像Asana這樣擁有超過100名員工的公司，就可以妥善安排工作周期保證某一天全天無會。這一決定需要高級管理層的支持，如果你所在的職位有資格提出建議，就去找正確的人溝通吧。

 

　　如果你不夠幸運，工作的團隊中沒有建議實現(xiàn)“無會日”的通道，那就保證自己有一個沒有會議的工作日，請同事不要在這一天找你開會。這樣的行動會帶動他人，在整個工作團隊中創(chuàng)建起這樣一個風(fēng)氣。

 

　　保證有效會議，拒絕毫無意義的交談

 

　　效率大師林·曼恩（Merlin Mann）曾做過計算：如果一天的20%時間花在開會上，換算在一年中則代表你的會要從新年一直開到3月中旬。如果不能避免，就要想辦法讓我們消耗的這些時間變得有意義。

 

　　開會應(yīng)該作為一個促進效率的工作方式讓人們集思廣益、共享信息、交換意見、討論計劃、達成合作，共同作出一個重要決定。這種溝通方式要對工作產(chǎn)生實際意義而非紙上談兵，參會者和主持者都要對所參加的會議進行嚴格要求。

 

　　1.避免過分邀請

 

　　考量會議的目的，確定誰是有必要參加的，要知道每次開會都會讓員工暫停他們正在進行的工作。在基于服務(wù)的商業(yè)模式中，時間是最重要的資源之一。如果你將五個人召集來開會，就意味著花費了五個工作時。假設(shè)一個小時產(chǎn)出價值200美元，你要如何將這五個人參加的會議價值發(fā)揮到1000美元？

 

　　2.禁止使用手機

 

　　當參會者檢視手機的時候他的精力并沒有放在會議討論的問題上。如果手機是你會議進行中的一個干擾源，就把它禁止掉。

 

　　3.擬定會議議程

 

　　執(zhí)行議程的擬定要盡量使用動詞而非名詞或形容詞。每一個項目擬定明確的執(zhí)行結(jié)果和負責(zé)人。例如，“同意廣告文案測試進行下一步計劃，馬科斯負責(zé)。”要比“廣告效果測試計劃”更明確具體。

 

　　4.提前24小時分發(fā)議程

 

　　確保議程及時更新并提前24小時發(fā)送到參會者手中。這樣他們可以衡量參會價值，提出意見并為開會做足夠的準備。

 

　　5.準時開會

 

　　確保會議準時開始和結(jié)束。對于減少時間消耗這一點無需贅言。

 

　　6.為開會做充足準備

 

　　開會時你僅僅在場是不夠的，讓你參加的會議有價值，需要你對此做充分準備，讓自己在這場會議中有明確定位，參加討論讓會議能得出明確結(jié)果。

 

　　頻繁地開會是職場中干擾生產(chǎn)力、占據(jù)工作日的最大障礙。但實際上這種障礙在日常工作中時常出現(xiàn)。腦力勞動者尤其是那些創(chuàng)造性的工作要在沒有干擾的情況下才最有效率，如果浪費工作時間就意味著私人時間將被占據(jù)。因此有意識地保證自己每天2到4個小時的無間斷工作時間，或是保證自己能在每周的某一天沒有任何會議干擾，這種行為艱難卻重要。同時，在那些有必要參加的會議中發(fā)揮自己的作用推動其得出明確的結(jié)論。