一、我們從一個(gè)新員工入職開始，就要準(zhǔn)備所有有關(guān)信息。例如，大部分公司在新員工入職時(shí)，都會(huì)讓員工填寫一張記錄員工基本信息的表格，而在設(shè)計(jì)表格的時(shí)候，很多HR會(huì)認(rèn)為，填寫內(nèi)容只要具備其基本個(gè)人信息，比如姓名、年齡、學(xué)歷、婚否、籍貫、身份證等即可，有些具備法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的企業(yè)為了避免學(xué)歷等信息造假，會(huì)在表格上注明以上信息真實(shí)有效，如有虛構(gòu)、虛假信息等本人愿意承擔(dān)法律責(zé)任并簽名。首先要說(shuō)的是，以上這句話是非常重要的，因?yàn)檫@是員工本人對(duì)表格內(nèi)所有信息的書面確認(rèn)，如有必要，能按上手印是最好的。但是，此份表格中，我還是建議大家別怕麻煩，多增加一些信息，例如，家庭住址、現(xiàn)住址、確保能收到郵件的郵政地址、郵政編碼、個(gè)人電子郵箱、緊急聯(lián)絡(luò)人、父母夫妻等近親聯(lián)系方式、郵政地址等。
 

這樣，當(dāng)我們需要給員工發(fā)出書面文件的時(shí)候，我們就有了員工本人親自確認(rèn)的聯(lián)絡(luò)方式，即使我們發(fā)出的書面資料無(wú)法送達(dá)，這也會(huì)成為非公司過(guò)錯(cuò)的一個(gè)重要證據(jù)。而我們同時(shí)在公司制度里一定要注明：?jiǎn)T工以上信息以及所提交的所有包括工資銀行卡、身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件等在內(nèi)的個(gè)人資料如有任何變動(dòng)必須以書面的形式立刻通知公司，并制作員工信息變更確認(rèn)表。另外，強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如需通過(guò)郵政發(fā)送書面文件的時(shí)候，最好選擇特快專遞，不要為了這一點(diǎn)點(diǎn)成本而選擇所謂的掛號(hào)信等其他方式，因?yàn)樘乜鞂＿f有幾個(gè)好處，1、是特快專遞是直接送達(dá)到收件人的郵政方式；2、特快專遞封皮上我們可以明確寫明我們送達(dá)的內(nèi)容，避免員工否認(rèn)不知道寄送的是什么，以為是廣告而拒收的理由；3、特快專遞可進(jìn)行郵寄過(guò)程追蹤；4、特快特快專遞有回執(zhí)單可以作為直接證據(jù)使用。
 

二、對(duì)于所有與員工有關(guān)的工作流程節(jié)點(diǎn)，HR都必須制作相應(yīng)的表格并由員工書面進(jìn)行確認(rèn)，如無(wú)法做到親自確認(rèn)也需要想辦法保留最有利的證據(jù)。例如，對(duì)于員工的入、轉(zhuǎn)、升、離、薪資變動(dòng)、假期申請(qǐng)、外出、離崗、績(jī)效考核結(jié)果等等都需要表格和員工親筆簽名的確認(rèn)，嚴(yán)禁代簽等現(xiàn)象。而對(duì)于一些特殊情況，例如，當(dāng)需要解聘一個(gè)員工的時(shí)候，我們應(yīng)事先選擇一個(gè)具備攝像、錄音條件的場(chǎng)所，一旦員工拒絕在解聘通知上進(jìn)行簽字，錄像錄音也可以作為直接通知到本人的一個(gè)很好證據(jù)。
 

三、對(duì)于公司規(guī)章制度的確認(rèn)。這是很多HR會(huì)忽略的一個(gè)地方。我們知道根據(jù)高院《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第十九條的規(guī)定，可以作為人民法院審理依據(jù)的規(guī)章制度必須同時(shí)具備以下三個(gè)條件（一）、通過(guò)民主程序制度（二）、內(nèi)容合法（三）、已向勞動(dòng)者公示。如果員工在法庭上據(jù)此提出公司的規(guī)章制度沒有經(jīng)過(guò)民主程序、沒有向員工公示，那么很可能造成公司所依據(jù)的企業(yè)規(guī)章制度全部違法進(jìn)而做出的任何決定都違法的尷尬情況。所以，對(duì)于所有涉及員工的規(guī)章制度，公司首先應(yīng)向員工提前說(shuō)明并發(fā)放意見收集表格，收集員工是否同意的意見（注意，不是對(duì)條款的意見而是對(duì)整個(gè)制度是否同意，是或者否），并要求員工同意，如果超過(guò)三分之二員工簽名同意，該制度即可算做經(jīng)過(guò)民主程序，但要關(guān)注一點(diǎn)，如企業(yè)有公會(huì)，也要同時(shí)征詢公會(huì)意見。而后，在制度正式實(shí)施時(shí)，應(yīng)在公司顯著位置予以懸掛，并拍照留存，同時(shí)，給所有員工發(fā)放制度書面文本，并發(fā)放確認(rèn)書要求員工簽字（同時(shí)寫上自己的名字和身份證號(hào)碼）認(rèn)可，認(rèn)可內(nèi)容為本人已經(jīng)完全了解制度內(nèi)容，并將嚴(yán)格遵守。另外強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，在企業(yè)規(guī)章制度里面，一定要寫明什么樣的行為將導(dǎo)致什么樣的處罰后果，否則，不明了的規(guī)章制度是很難站得住腳的。
 

四、對(duì)于員工日常工作中的所有違紀(jì)行為均需要有書面資料并由員工簽字。這樣做是為了一旦需要，這就是員工不勝任工作的證據(jù)之一。同時(shí)，對(duì)于員工所提交的例如醫(yī)院證明等，如有必要（例如該醫(yī)院一向證明管理松散，或者聽說(shuō)該員工沒有生病，或病假期間在外游玩）可以對(duì)證明進(jìn)行核對(duì)，并要求醫(yī)院對(duì)于作假醫(yī)療證明予以確認(rèn)。
 

五、建立重要工作預(yù)警機(jī)制。例如合同到期提醒、身份證到期換證提醒等，避免因證件合同等到期而造成風(fēng)險(xiǎn)。
 

六、HR應(yīng)與當(dāng)?shù)胤ㄔ�、仲裁、勞�?dòng)監(jiān)察、社保等部門建立良好關(guān)系，平時(shí)多去了解一些政策變化情況，或者了解當(dāng)?shù)胤ㄔ夯蛑俨猛��?duì)于一些案例的審判方式和習(xí)慣。有案子時(shí)也可以提前了解并提前準(zhǔn)備。
 

七、養(yǎng)成良好的證據(jù)意識(shí)。不要輕信任何員工口頭承諾和保證，也不要怕麻煩，一切要嚴(yán)格按照法律法規(guī)執(zhí)行。例如，員工因公受傷，可能是很小的傷，員工當(dāng)時(shí)說(shuō)沒事，這個(gè)不用公司承擔(dān)工傷責(zé)任，自己解決即可。但是如果日后員工矢口否認(rèn)要求享受工傷待遇，你就麻煩了。所以，工傷再小也要報(bào)。再例如：?jiǎn)T工因個(gè)人原因無(wú)法在入職后立刻將自己的社保轉(zhuǎn)入企業(yè)，此時(shí)，HR應(yīng)要求員工以書面的形式予以確認(rèn)因其本人原因無(wú)法為其按時(shí)交納社保，并保證在什么時(shí)候?qū)⑸绫＾D(zhuǎn)入公司，如逾期愿意自行離職等等。
 

總之，HR要保證自己對(duì)相關(guān)法律法規(guī)清晰準(zhǔn)確的了解基礎(chǔ)上，不斷完善公司的制度漏洞，并養(yǎng)成良好法律意識(shí)和習(xí)慣，這才能做到有備無(wú)患。

以上是自己在工作中的一點(diǎn)總結(jié)，可能還有遺漏和不足的地方，希望與大家探討、完善。