讀者來信

 

　　尊敬的顧問：

 

　　您好！最近工作上的不順利讓我很煩惱，真心希望您能好好地指點(diǎn)一下我。

 

　　我去年大學(xué)畢業(yè)，所學(xué)專業(yè)為質(zhì)量管理。大四的時(shí)候，我本來是準(zhǔn)備考公務(wù)員進(jìn)質(zhì)監(jiān)局，可是無奈連筆試都沒過，自然是沒考上。畢業(yè)后我還想著說繼續(xù)考公務(wù)員，就打算找一個(gè)比較清閑的工作，于是就成了現(xiàn)在這家公司的行政部專員。

 

　　參加工作后，我發(fā)現(xiàn)行政的工作其實(shí)很瑣碎，也很忙碌。每天光上班就已經(jīng)很累，根本沒有時(shí)間備戰(zhàn)公務(wù)員考試。另外，參加工作后，我的心態(tài)也發(fā)生了變化，覺得在企業(yè)里上班也挺好的，沒必要抱著鐵飯碗不放手。

 

　　就這樣，一年過去了，我感覺自己的職場(chǎng)生活忙碌而充實(shí)。

 

　　上個(gè)月，我的工作任務(wù)和職責(zé)發(fā)生了一些變化。我們公司的一位副總裁提出需要一名助理，人力資源部在綜合考量后和我們行政部領(lǐng)導(dǎo)商量，由我擔(dān)任這一工作。

 

　　說實(shí)在的，這對(duì)我來說，是一個(gè)很好的鍛煉機(jī)會(huì)，但是一個(gè)月的工作已經(jīng)讓我發(fā)現(xiàn)了很多問題。這位副總裁真的是很忙很忙，每次剛走進(jìn)他辦公室，話還沒說兩句，他就有電話進(jìn)來，我只好出來，等待一會(huì)后估計(jì)電話接完了，再進(jìn)去。可是沒幾分鐘，我匯報(bào)和商量的工作還沒結(jié)束，他的電話又進(jìn)來了。

 

　　雖然說我之前也做過一年的行政工作，但基本都是領(lǐng)導(dǎo)安排好了，我只要照做就可以，匯報(bào)和商量沒有現(xiàn)在這么多。

 

　　我覺得自己是一個(gè)很啰嗦的人，和別人溝通永遠(yuǎn)抓不到重點(diǎn)，所以匯報(bào)的時(shí)候確實(shí)很拖沓。有時(shí)候，他會(huì)直接打斷我，問我究竟要說什么，弄得我自己也糊涂了。的確，凡事都有輕重緩急，可我的關(guān)注點(diǎn)總是和他不一樣。好幾次，我已經(jīng)明顯感覺到他對(duì)我的不滿意，我很希望自己能盡快進(jìn)入狀態(tài)，不要被他辭退或者再次打回行政部，那樣真的是太丟人。

 

　　現(xiàn)在，我對(duì)進(jìn)入他的辦公室也有陰影了，一方面怕時(shí)間不夠自己沒表達(dá)清楚，另一方面又怕他問起來，我不知道該怎么回答�？墒亲鳛橹�理，不和領(lǐng)導(dǎo)溝通怎么行呢？

 

　　尊敬的顧問，怎么樣才能和領(lǐng)導(dǎo)在短時(shí)間內(nèi)把我最想表達(dá)的事情說清楚？究竟怎么判斷一件事情是不是領(lǐng)導(dǎo)希望最快解決的？如果領(lǐng)導(dǎo)問我的觀點(diǎn)和看法，我應(yīng)該怎么說？

 

　　讀者：沈慧慧

 

　　回信

 

　　沈慧慧：

 

　　你好！感謝你的來信！

 

　　恭喜你邁向了職場(chǎng)生涯的新階段。針對(duì)你的具體問題，我想先講述一些理論性的觀點(diǎn)，然后再告訴你一些實(shí)操性的方法，希望能對(duì)你有所幫助。

 

　　首先，你需要學(xué)會(huì)多角度去分析事情的輕重緩急和難易復(fù)雜程度，這是助理新人要學(xué)習(xí)的第一課。做到這一點(diǎn)，你需要時(shí)時(shí)刻刻從公司的文化價(jià)值觀、上級(jí)的講話報(bào)告、行為處事的風(fēng)格、文件批轉(zhuǎn)時(shí)間、來往人員等處多用心留意。千萬不能僅從自己的單一角度去作判斷，這樣極有可能導(dǎo)致你所認(rèn)為的重要事情和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為的重要事情并不相同。

 

　　其次，要學(xué)會(huì)管理好時(shí)間，對(duì)任何一次匯報(bào)都要有所準(zhǔn)備，這是助理新人要學(xué)習(xí)的第二課。學(xué)會(huì)在短時(shí)間里要把關(guān)鍵問題抓住，提前把匯報(bào)的重點(diǎn)、邏輯等羅列清楚。在自己搞明白問題前必須注意傾聽和理解上級(jí)的意圖，避免因理解或者準(zhǔn)備度不夠而無法有效溝通。

 

　　當(dāng)需要匯報(bào)或者表達(dá)意見時(shí)，盡量先講結(jié)果再講過程，先講觀點(diǎn)再講依據(jù)。適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給出幾套建議方案再分析利弊，讓領(lǐng)導(dǎo)來進(jìn)行選擇而不是讓他來想方案。

 

　　再次，要自信、沉穩(wěn)、真誠(chéng)，以及不斷地學(xué)習(xí)，這是助理的必備素質(zhì)。要主動(dòng)學(xué)習(xí)有關(guān)行業(yè)、戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)發(fā)展的知識(shí)、管理技能等。只有讓自己不斷充實(shí)起來，才能夠自信從容地應(yīng)對(duì)各種問題。

 

　　最后，在具體工作匯報(bào)上，也有一些小技巧，我請(qǐng)了公司里一位資深的助理來給你支個(gè)招。

 

　　先對(duì)匯報(bào)和商量的工作進(jìn)行記錄、整理、歸類：哪些是緊急的，哪些是不急的；哪些是需要當(dāng)面匯報(bào)的，哪些可以發(fā)微信、短信和郵件匯報(bào)的；哪些是一句兩句就能說清楚的，哪些可能要占用比較多的時(shí)間商量的。

 

　　對(duì)于緊急的、一句兩句可以匯報(bào)清楚的工作，可以視領(lǐng)導(dǎo)情況打電話或者當(dāng)面匯報(bào)；對(duì)于不緊急的、一句兩句可以匯報(bào)清楚的工作，可以在領(lǐng)導(dǎo)來找你時(shí)順便匯報(bào)，或者在他進(jìn)出辦公室、上洗手間的空檔說上兩句；對(duì)于不緊急的，只需告知領(lǐng)導(dǎo)，不需要答復(fù)的工作，可以視文字長(zhǎng)短選擇發(fā)郵件、發(fā)短信，以及在他桌上留個(gè)便簽紙等；對(duì)于比較復(fù)雜的、自己可能表述不清楚的事情，可以先發(fā)郵件或者遞相關(guān)書面材料，并在郵件或文件上備注要點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)有個(gè)大致了解后再找機(jī)會(huì)匯報(bào)溝通。

 

　　此外，在時(shí)機(jī)上需要利用好幾個(gè)時(shí)間：1.領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)出辦公室，只要他沒在打電話，你就有機(jī)會(huì)講上兩句；2.領(lǐng)導(dǎo)上洗手間的路上，來個(gè)偶遇也不錯(cuò)；3.領(lǐng)導(dǎo)有事來問你來找你，解決完后，趕緊把你要問的事接上；4.領(lǐng)導(dǎo)拿個(gè)什么文件給你或者叫你去拿，說明那個(gè)時(shí)候相對(duì)有心情對(duì)付你，你要把握好時(shí)機(jī)。

 

　　當(dāng)你把那些小的、瑣碎的事情在不經(jīng)意間解決了，你就覺得輕松很多了，然后把精力集中處理和匯報(bào)復(fù)雜的事情上。預(yù)祝你未來在助理崗位上的發(fā)展能夠成為你職業(yè)生涯中很有意義的一段經(jīng)歷！

 

　　黃怡

 

　　從事人資工作年限：15年

 

　　目前就職單位以及職務(wù)：華立集團(tuán)人力資源部部長(zhǎng)兼華立管理學(xué)院常務(wù)副院長(zhǎng)

 

　　背景介紹：黃怡女士畢業(yè)于浙江大學(xué)心理與行為科學(xué)系，應(yīng)用心理學(xué)專業(yè)。人力資源管理師、人才測(cè)評(píng)師職業(yè)資格。2001年進(jìn)入東方通信人力資源管理領(lǐng)域，成功搭建東信分子公司人力資源平臺(tái)體系；2005年進(jìn)入華立集團(tuán)，2007年開始全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司人力資源工作；2011年接手擔(dān)任華立管理學(xué)院的運(yùn)營(yíng)與管理工作，重塑華立管理學(xué)院定位，緊密結(jié)合人才戰(zhàn)略，構(gòu)建“十二五”關(guān)鍵人才發(fā)展計(jì)劃“人才工程”。