在公司里，對(duì)時(shí)間的感知決定了我們何時(shí)開(kāi)始工作，何時(shí)停下手中的活兒，但很多人對(duì)時(shí)間的感知是錯(cuò)誤的，會(huì)受困于各種情況的干擾形成時(shí)間差，有點(diǎn)像剛從中國(guó)飛往美國(guó)的旅客，還停留在原來(lái)的時(shí)區(qū)。

   
        我們?yōu)槭裁礇](méi)有時(shí)間?沒(méi)有時(shí)間的罪魁禍?zhǔn)撞皇俏覀儧](méi)有時(shí)間，恰恰是因?yàn)闀r(shí)間太多造成的。有一句管理名言，把任務(wù)安排給最忙的人，這句話不是沒(méi)有道理。
 

         從不喜歡的事情做起

        從“沒(méi)有時(shí)間”的狀態(tài)解脫出來(lái)，對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理并不是明智之舉，因?yàn)檎嬲�要管理的是自己，不是時(shí)間。很少有人對(duì)分派下來(lái)的工作會(huì)興奮得兩眼發(fā)光，除非他是工作狂，恰巧分配下來(lái)的工作又是他最擅長(zhǎng)且最喜歡做的。每個(gè)人都習(xí)慣避免做自己不擅長(zhǎng)的事情，結(jié)果使得這一方面的能力愈加弱化，并且在心里形成一種慣性思維——“我沒(méi)興趣，也做不好，我并不喜歡做這件事情。”結(jié)果越來(lái)越不喜歡。
 

        這時(shí)候就要面對(duì)一個(gè)問(wèn)題，如何完成一項(xiàng)枯燥、自己又沒(méi)有把握的工作呢?如何在8 個(gè)小時(shí)里不被隨時(shí)而來(lái)的干擾或者欲望打斷，最好的方法就是把時(shí)間分段，從最不喜歡的事情做起。
 

        每天從最不喜歡的事情開(kāi)始做起，堅(jiān)持做完它，然后做第二件事情，一直做到最后一件才開(kāi)始做你喜歡的事情。從心理上最困難的入手，在中途不要跳躍。做那些你不喜歡做的事情是一種強(qiáng)化訓(xùn)練，堅(jiān)持下去，強(qiáng)化的效果會(huì)越來(lái)越大，最終你會(huì)覺(jué)得你有力量完成任何事情。
 

        對(duì)于一些不能立刻著手或者不知道如何下手的工作，很多人的做法是想很久，掂量很久，又把它放回去。發(fā)生這樣的狀況，一定是我們未能對(duì)工作的本身進(jìn)行清楚的判斷和分析，或者說(shuō)我們還沒(méi)有找到有效的資源和支持來(lái)幫忙解決。很多人都有過(guò)這樣的抱怨，“這工作真讓人頭痛。”試想如果工作輕松解決，不需要人的任何思考和作為，那么顯然也就無(wú)法突顯我們工作的價(jià)值和意義所在。當(dāng)工作讓人頭痛時(shí)，記住永遠(yuǎn)不要把它放回去。處理“頭痛”的工作采取“只處理一次”的原則，花兩分鐘判定它的實(shí)質(zhì)和處理方法，將它揀出來(lái)后，一定不能再放回去。盡管有時(shí)候?qū)κ虑樘幚硪淮尾⒉灰欢ň湍苁招�，但是想辦法把它往前推進(jìn)，而不是拿起又把它放回去。
 

        對(duì)干擾說(shuō)NO

        很多人到辦公室之后，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多事情，并不能自我排序，它們突如其來(lái)，讓自己手忙腳亂，甚至最終影響到自己本來(lái)應(yīng)該做的事情。
 

        網(wǎng)絡(luò)化辦公，讓我們身處于隨時(shí)而來(lái)的干擾中，像即時(shí)通訊軟件，如QQ、MSN 等大眾電腦普遍都會(huì)運(yùn)行的程序，除非公司有明文規(guī)定不讓使用，對(duì)于大部分上班族來(lái)說(shuō)，上班時(shí)的慣例就是登陸后就掛在那里，時(shí)不時(shí)就會(huì)有網(wǎng)友突如其來(lái)的“好意”、“美意”，如最新打折的運(yùn)動(dòng)鞋、超低的團(tuán)購(gòu)價(jià)、朝韓對(duì)話出現(xiàn)新轉(zhuǎn)機(jī)、超級(jí)搞笑的圖片，以及他最近的苦惱和快樂(lè)等等潮水般襲來(lái)，這個(gè)時(shí)候你能置之不理、視若無(wú)睹嗎?一來(lái)一往，長(zhǎng)篇對(duì)話就開(kāi)始了，時(shí)間也就在鍵盤(pán)的敲敲打打中悄然流逝。避免干擾最簡(jiǎn)單有效的方法就是在工作期間不登陸這些即時(shí)通訊軟件。
 

        另外，你可能會(huì)接受領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指派的任務(wù)，同事有時(shí)還要麻煩你幫忙，這個(gè)時(shí)候，請(qǐng)一定要hold 住自己，對(duì)于同事請(qǐng)求幫忙、不是自己必須要做的事情，禮貌的拒絕或者說(shuō)明自己正在做事，完成時(shí)間必須延后。要最終形成自己的節(jié)奏和秩序，而不是成為一個(gè)隨時(shí)被打破秩序的人。
 

        擺脫干擾，第一不要?jiǎng)?chuàng)造干擾產(chǎn)生的土壤，第二果斷地對(duì)干擾說(shuō)不。商務(wù)電話應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要，交待自己要說(shuō)的，得到自己想要的信息，確認(rèn)或澄清某件事實(shí)，三五分鐘就可以結(jié)束了，至于抒情或者嘮家常還是在時(shí)間充裕的時(shí)候表達(dá)比較合適，開(kāi)會(huì)時(shí)將手機(jī)通通關(guān)掉或者處于靜音檔，在會(huì)議室和重要客戶會(huì)談時(shí)提醒同事不要敲門(mén)，如無(wú)必要不登陸QQ 或MSN 等，忙碌的時(shí)候?qū)Ψ欠輧?nèi)的請(qǐng)求說(shuō)“不”。

        一心不得二用
 

        大多數(shù)人都有過(guò)這樣的經(jīng)驗(yàn)：拿起一份文件，當(dāng)對(duì)具體的處理措施不很確定時(shí)，思緒不由自主地落到另一樁事件上，大腦也隨之開(kāi)了小差。不管第一件事情多么棘手、讓你有多厭惡，或者第二項(xiàng)工作你覺(jué)得更有把握、更具吸引力，注意力轉(zhuǎn)移都是一個(gè)危險(xiǎn)的信號(hào)：你把手頭的工作扔到一邊，繼而開(kāi)始一項(xiàng)更簡(jiǎn)單、更重要或者更有趣的事情，那么前項(xiàng)工作就積壓在你的辦公桌上。
 

        一時(shí)一事對(duì)于提高工作效率非常有用，能提高我們的注意力，當(dāng)重要任務(wù)分配下來(lái)時(shí)還可以激發(fā)能量、激情和靈感，相反如果這件事情被忽略掉或者暫時(shí)擱置一旁，只會(huì)讓我們壓力重重，激情和靈感盡失。訓(xùn)練自己集中精力處理一項(xiàng)工作，直到完成或找到解決的方式為止，這將有助于增加信心，同時(shí)避免了拖延的毛病，這種對(duì)自我控制的成就感會(huì)延伸到當(dāng)天的每個(gè)時(shí)刻。
 

        每天將類似的工作集中在一起處理，譬如要打十多個(gè)電話、回復(fù)多個(gè)人的郵件、找不同的人談話、安排供應(yīng)商見(jiàn)面等，基本上運(yùn)用這種方式可以節(jié)約80% 的時(shí)間。當(dāng)處理完一件事情后，在回顧這個(gè)過(guò)程時(shí)你都會(huì)有所思考，并且采取一些改善的措施，因此在接下來(lái)的工作中表現(xiàn)更加出色。
 

        記住，永遠(yuǎn)不要在同一時(shí)間內(nèi)做兩件事，也別期望兩件事情都可以做得很好。譬如一邊寫(xiě)方案一邊聽(tīng)音樂(lè)，一邊打電話一邊做報(bào)表，我敢說(shuō)要不兩樣事情都做不好，要不其中一件事情做得很糟糕。
 

        逆向甘特表
 

        對(duì)于如何利用時(shí)間，我們可能訂立無(wú)數(shù)個(gè)計(jì)劃，然后被各種各樣的瑣事打敗�，F(xiàn)在，我們?yōu)槟憬榻B一個(gè)逆向的訂立計(jì)劃的方法。
 

       亨利·勞倫斯·甘特曾發(fā)明了一種衡量實(shí)際與預(yù)期生產(chǎn)記錄之間關(guān)系的圖表，被稱為甘特表。它是一種線條圖，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示要安排的活動(dòng)，線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況，許多大型項(xiàng)目管理都用到這一圖表，也適用于自我的管理和監(jiān)督。不過(guò)它最大的問(wèn)題在于當(dāng)人們看到這張圖時(shí)，只會(huì)感到時(shí)間的緊張和壓迫。
 

        甘特表只注重工作和工作完成情況，人們只有在按照計(jì)劃完成工作后才能去享受美妙的休閑時(shí)光，在我們的內(nèi)心深處完成工作并不是人們追求的終極方向，無(wú)憂無(wú)慮地享受過(guò)程才是最高準(zhǔn)則。那我們不妨逆向思考，如果這張表標(biāo)注的是日常生活和休閑娛樂(lè)活動(dòng)，工作只是穿插其中。過(guò)程是快樂(lè)的，那么結(jié)果也是快樂(lè)的，聽(tīng)起來(lái)工作如期完成這個(gè)結(jié)果反而是副產(chǎn)品了，這會(huì)不會(huì)是一個(gè)大膽的創(chuàng)新呢?
 

        制定逆向思維表有幾個(gè)原則，第一首先列入的不是工作時(shí)間，而是盡量可能列入與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，這也是逆向思維表最大的不同之處。這些事情包括：
 

        1 日常性事務(wù)，如吃飯、睡覺(jué)、通勤、打掃衛(wèi)生等。
 

        2 常規(guī)性事務(wù)，上課、購(gòu)物、健身、看醫(yī)生等
 

        3 社會(huì)交際，約會(huì)、聚餐、參加沙龍等
 

        4 自由活動(dòng)，逛街、看電影、散步、喝茶等
 

        這樣列出來(lái)后，有助于滿足生活和娛樂(lè)全部需要，我們才不會(huì)擔(dān)心和焦慮工作剝奪了我們的樂(lè)趣，先讓后勤有了保障后，前方?jīng)_鋒陷陣才不會(huì)有后顧之憂，生活都安排得井井有條，那么工作也就能得心應(yīng)手了。事實(shí)上很多抱怨時(shí)間不夠用的人，最大的弊病在于他們總是先著眼于工作，其次才是生活，實(shí)際上生活才是時(shí)間安排的核心部分。

        接著最重要的一點(diǎn)就是如何將工作穿插在其中，對(duì)于那些自由職業(yè)者或者時(shí)間可以彈性安排的人來(lái)說(shuō)，工作時(shí)間變得隨心所欲，但又同時(shí)不至于玩得忘乎所以。上班族還是得遵守公司上下班時(shí)間，因此在插入工作時(shí)相對(duì)靈活度小了很多。不過(guò)不管怎樣安排生活和工作，最重要的是找到樂(lè)子，這樣的方式有點(diǎn)類似于在觀看電影時(shí)插播幾條廣告，廣告雖然令人生厭，但如果影片讓人很愉悅，這種不舒服的感覺(jué)還是會(huì)忽略過(guò)去的。

 

          現(xiàn)在開(kāi)始投入高效的工作中去吧，我們不再擔(dān)心懸而未解的生活瑣事，而且剛剛度過(guò)了一段美好時(shí)光，這個(gè)時(shí)候一定要讓自己不間斷工作30 分鐘，這樣才能列入到逆向工作表中，如果工作不到30 分鐘就不要列入，這也是為了讓注意力更加集中，從而可以全神貫注于當(dāng)前的工作中，比起之前在辦公桌前坐不到10 分鐘，就開(kāi)始插科打揮，注意力轉(zhuǎn)移到其他無(wú)關(guān)緊要的事情上，這30 分鐘將比以前的60 分鐘取得的進(jìn)展還要多。工作不一定要按照4 個(gè)小時(shí)不間斷的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，而是以30 分鐘高度集中的有效時(shí)間來(lái)開(kāi)展。碰到任何難題時(shí)也不能放棄這一原則，這是一個(gè)千載難逢的挑戰(zhàn)自己的機(jī)會(huì)，心里暗暗對(duì)自己說(shuō)，“再堅(jiān)持一下，五分鐘，一定可以找到解決的方法!”這樣還可以慢慢規(guī)避以前碰到難題就趴下的不良習(xí)慣。
 

        我們來(lái)看看標(biāo)準(zhǔn)的逆向日程表吧。
 

        把一周實(shí)際的工作時(shí)間填入到表格中去，這個(gè)時(shí)候你就會(huì)有驚人的發(fā)現(xiàn)，實(shí)際上我們的工作時(shí)間并不是40 個(gè)小時(shí)(按8 小時(shí)X5 天)計(jì)算。逆向工作表保證我們高效專注地投入到工作中，一天下來(lái)也不過(guò)5 個(gè)小時(shí)，而且還是輕輕松松的。把這些非工作時(shí)間記錄下來(lái)，可以清楚地看到實(shí)際在工作所花的時(shí)間并不多，這樣就徹底打消了自己是工作奴隸的錯(cuò)覺(jué)。一周里也許有臨時(shí)約會(huì)或突發(fā)事件，這些事件可以做靈活的調(diào)整，關(guān)鍵是你知道哪些事情是可以進(jìn)行取舍和重新分配的。