從行政管理類專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)的角度說，初入行者一般很難直接躍升至較高級別的管理類崗位，而從一顆平常的“螺絲釘”做起，看似微小，但如若固守 本職、敬業(yè)勤奮，往往可以在此期間積累豐富經(jīng)驗，掌握一手信息，也才具備成為企業(yè)這臺“機器”的重要部件乃至操作中樞的可能。行政助理就像是企業(yè)這臺大機 器中的一顆顆螺絲釘，看似微小，卻連接著各個環(huán)節(jié)，少了它，企業(yè)就無法有序運轉(zhuǎn)。接下來就讓我們看一下如何成為一名稱職的行政助理。

 

　　職業(yè)概述：行政助理就像是兢兢業(yè)業(yè)的管家，可以將企業(yè)這個大家庭中雜亂無章的事務管理得井然有序，在各種行 政事務方面幫助和服務于公司員工，通過安排主管日程、填寫計劃列表、處理信息需求、制作數(shù)據(jù)報告、安排會談會議、接待客戶來訪、維護記錄管理，完成文件歸 檔等各項工作，從多方面綜合性地完成高質(zhì)量的行政管理工作。其主要的工作內(nèi)容有：

 

　　1.處理和維護主管日程，準備和完成各類文件報表;

 

　　2.閱讀和分析各類信息，制訂工作計劃、做好時間分配;

 

　　3.協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，執(zhí)行日常行政工作;

 

　　4.傳達通知、分發(fā)文件;

 

　　5.安排公司各種會務和組織各種員工活動;

 

　　6.接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;

 

　　7.對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔;

 

　　8.履行辦公室日常職責，如辦公用品采買、管理和分發(fā)，維護記錄管理系統(tǒng)和執(zhí)行基本的簿記工作等;

 

　　9.辦理各種行政事務和手續(xù)，比如填報報表、公司年檢、復印打印等。

 

　　專業(yè)要求：在專業(yè)方向和學歷要求上，行政助理一般需要具備行政管理、文秘、企業(yè)管理等大專以上學歷，需要接受過管理學、公共關(guān)系、檔案管理、財務會計基本知識等方面的培訓。但初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公知識與技能。

 

　　具體經(jīng)驗和工作能力方面，認真負責的工作態(tài)度、誠實可靠的個人品性、良好的口頭表達和書面表達能力以及較強的親和力等也是一名稱職的行政助理所需具備的素質(zhì)。具體的素質(zhì)能力要求概括為：

 

　　1.基本技能：獨立完成統(tǒng)計報表、書面報告、相關(guān)演說，具有較強的口頭和書面表達能力;熟練掌握個人電腦技術(shù)，熟悉MS Word、Excel、PowerPoint等軟件的使用;擁有創(chuàng)建多種專業(yè)文件、文檔的經(jīng)驗;

 

　　2.個人能力：良好的分析判斷能力、較強的協(xié)調(diào)規(guī)劃能力、優(yōu)秀的組織管理能力、出色的人際溝通能力;

 

　　3.性格素養(yǎng)：敬業(yè)踏實的工作作風、細致耐心的處事態(tài)度、誠實正直的良好品性、互助協(xié)作的團隊意識。

 

　　職業(yè)前景：行政助理工作一般要求行政管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)(如文秘、企業(yè)管理等)出身，行政管理專業(yè)主要學習公文處理、人力資源管理、心理學等方面的專業(yè)知識，培養(yǎng)能在政府機關(guān)、企事業(yè)單位從事行政管理工作的專門人才。

 

　　隨著改革開放的進一步深入，市場對該專業(yè)人才的需求日益增長。據(jù)調(diào)查，在本科畢業(yè)生能從事的644個職業(yè)小類中，“行政秘書和行政助理”為本科 畢業(yè)生就業(yè)量最大的職業(yè)小類，就業(yè)比例達到4.7%;從高職高專畢業(yè)生能夠從事的598個職業(yè)小類看，該職位就業(yè)量排行第三，就業(yè)比例為3.2%。該職業(yè) 2009年大學畢業(yè)生的招聘預測量為：本科111884人，高職高專110343人。行政助理等職位，在較長的?段時間內(nèi)仍將繼續(xù)充當企業(yè)各部門平凡普 通、但不可或缺的“螺絲釘”。

 

　　薪酬水平：盡管工作相對煩瑣，且待遇水平較為有限，但其較低的門檻無疑是想從事行政管理工作的畢業(yè)生的普遍選擇，他們通過在此崗位上的鍛煉培養(yǎng)，有望在了解企業(yè)運營流程、積累豐富工作經(jīng)驗、建立相應人脈網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，獲得更為廣闊的發(fā)展空間。

 

　　行政助理的平均薪金處在白領(lǐng)收入的較低層，一般月薪范圍在1500~6000元。普通行政助理的月薪在2000元上下浮動，據(jù)職位所在地區(qū)及所 在單位的性質(zhì)不同而有所差異。一般地，東部發(fā)達地區(qū)的大城市如北京、上海等月薪在2500元以上，而中西部欠發(fā)達省份行政助理的薪資則稍低，1700多元 甚至少則不到1000元。從單位屬性和具體分工的角度分析，大型國企與外資企業(yè)的薪酬水平比較高，約在4000元左右，并且有額外的福利補貼等。而普通民 企、私企、中小企業(yè)的工資較低，且福利待遇較為有限。

 

　　除此之外，如果是復合型專業(yè)背景人才，在懂得管理知識的同時還能兼通外語、財務等知識，在擔任行政助理時薪金會比普通行政助理高1000元到2000元不等。

 

　　職業(yè)發(fā)展通路：行政助理的工作內(nèi)容以公司運營保障為主，工作內(nèi)容多元化。一方面，從業(yè)者通過在基層崗位的鍛煉，了解工作流程，積累相關(guān)經(jīng)驗以后可以往較高層面的管理方向發(fā)展，如成為辦公室主任、行政經(jīng)理、人事部經(jīng)理等相關(guān)部門的中層管理者。

 

　　另一方面，行政管理專業(yè)出身的也能以行政助理為跳板，積累經(jīng)驗后可以憑借所學人力資源課程的基礎(chǔ)轉(zhuǎn)行到人力資源部門，從事人力資源助理、招聘專員、薪酬福利專員等職業(yè)，并進一步發(fā)展如招聘經(jīng)理、薪酬福利經(jīng)理、人力資源經(jīng)理等。