項目需求

 

    GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部于1979年在北京創(chuàng)建，至今已擁有一家獨(dú)資企業(yè)、三家合資企業(yè)及20余家辦事處和維修中心，遍及全國26個城市，不僅如此，每個分支機(jī)構(gòu)的管理模式和層次又各不相同。GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部共有一千多名員工，員工的職位層次多重復(fù)雜，各類員工又有不同的管理權(quán)限。GE美國總部采用Oracle HR系統(tǒng)以解決人力資源全球統(tǒng)一管理的問題。因此，在中國，GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部迫切需要一套既要符合中國的各種人事政策和實(shí)際運(yùn)作，又可以與其全球的Oracle HR系統(tǒng)相兼容的，同時又能實(shí)現(xiàn)GE先進(jìn)的、集中化的人力資源管理思想的人力資源管理系統(tǒng)。經(jīng)過對國內(nèi)同類軟件的比較、測試，GE公司最終選定了萬古科技的e HR soft2000人力資源管理系統(tǒng)，作為解決其整體人力資源管理的解決方案。

 

    公司結(jié)構(gòu)(略)

 

    實(shí)施方案

 

    1．通過Intranet技術(shù)實(shí)現(xiàn)集中化的管理模式

 

    面對如此復(fù)雜、分散的組織結(jié)構(gòu)，同時根據(jù)GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部的硬件環(huán)境，決定在總公司和各個分支機(jī)構(gòu)全部使用網(wǎng)絡(luò)版本，免去以前的報表上傳和數(shù)據(jù)傳遞的麻煩，同時借助intranet既實(shí)現(xiàn)集中化管理，同時又保持各下屬公司在某些方面的相對獨(dú)立性；既實(shí)現(xiàn)整個公司的資源共享，同時又達(dá)到有嚴(yán)格權(quán)限界定的管理要求。GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部在辦公自動化方面有著很高的水平，因此基于internet平臺的e HR soft2000系統(tǒng)與其內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了無縫鏈接，使員工和管理者只要登錄到內(nèi)部網(wǎng)便可進(jìn)入e HR soft2000系統(tǒng)進(jìn)行操作，并且總部可以統(tǒng)籌管理所有下屬公司的database，GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部的公共資源如人才庫信息、培訓(xùn)信息可以開放給所有下屬公司及其分支機(jī)構(gòu)共享。通過權(quán)限控制各個下屬公司又有獨(dú)立操作其人事和薪資的權(quán)限范圍，使各下屬公司之間的一些資料相對保密，充分體現(xiàn)了e HR soft2000基于因特網(wǎng)的優(yōu)勢。

 

    2．通過靈活而全面的設(shè)計實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的各級管理

 

    在GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部，由于其下屬公司中的部分員工是從總部派去工作的人員，因此在管理上較本地員工要有所區(qū)別，這些員工雖然在下屬公司工作，但是其人事關(guān)系、薪資福利仍然由總部管理。因此，在下屬公司的日常管理中不需要對這些員工進(jìn)行薪資福利計算和發(fā)放，但是這些員工需納入下屬公司的人員統(tǒng)計。針對這種情況，在e HR soft2000系統(tǒng)中，通過設(shè)定特征字符將這些員工區(qū)分出來，再編入不同的工資組進(jìn)行分類，并且系統(tǒng)分配給總部和下屬公司的人事管理人員不同的操作權(quán)限和操作范圍，這樣各行其是，解決了這個問題。

 

    在薪資福利管理方面， GE總部和各個下屬公司均為獨(dú)立核算的薪資系統(tǒng)，其薪資和福利方案不盡相同，而e HR soft2000可提供多幣種、多工資組、多套工資計算公式、自動銀行轉(zhuǎn)帳、自動報稅表等功能，完全滿足了GE的管理要求。因此e HR soft2000提供的解決方案是：按照不同公司的要求設(shè)定不同的工資組，每個工資組中的項目設(shè)定和薪資計算方法都完全獨(dú)立，包括稅務(wù)計算和社會保險均按各公司所在地區(qū)的要求分別加以設(shè)定，并按各公司指定的銀行進(jìn)行自動轉(zhuǎn)帳。這樣系統(tǒng)自動完成了GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部復(fù)雜的薪資計算要求，解決了GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部跨地區(qū)的的問題。 按照GE（中國）的要求，每個公司的薪資情況都保密，只有本公司的薪資主管和人事總監(jiān)可以查看和修改，總部的人事總監(jiān)也不能查看或修改其下屬公司的薪資情況，因此，系統(tǒng)在安全性及操作權(quán)限和操作范圍幾個方面都做了很多、很細(xì)致的設(shè)定工作，以滿足GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部的要求。

 

    e HR soft2000根據(jù)GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部的要求，擯棄了原有打印工資單的方式，實(shí)現(xiàn)工資單的網(wǎng)上查詢。GE公司對系統(tǒng)安全性做了全面的檢測之后，現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)每個員工通過自己的用戶名和密碼在網(wǎng)上查閱自己的當(dāng)月工資單以及歷史工資單。另外，銷售人員在網(wǎng)上作薪資查詢時，e HR soft2000系統(tǒng)還提供與銷售提成相關(guān)的銷售明細(xì)的查詢功能，使員工可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得自己有關(guān)薪酬方面的所有信息。

 

    在圖表功能方面， e HR soft2000對人事和薪酬日常工作中涉及到的所有數(shù)據(jù)均可進(jìn)行統(tǒng)計分析并產(chǎn)生報表和統(tǒng)計圖表（如餅圖、矩形圖）和組織結(jié)構(gòu)圖，同時在web上也可以進(jìn)行統(tǒng)計分析，并可將報表輸出至Excel、Word等應(yīng)用軟件，因此非常方便地解決了GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部對報表輸出的各種要求。

 

    e HR soft2000也提供了一些人性化的功能，如雇員生日、試用期滿、合同到期、雇員使用的公司財物列表等，系統(tǒng)可做自動提示。對許多重要事件自動保留歷史記錄并能輸出統(tǒng)計報表。對于雇員的部門調(diào)動、職位升遷、加薪等，系統(tǒng)能自動發(fā)郵件電子提示員工。這些自動提示功能滿足了GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部人力資源部工作細(xì)致性的需要，給人力資源部管理人員提供很多便利。

 

    員工自助服務(wù)的應(yīng)用

 

    1．網(wǎng)上休假管理

 

    公司管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布全年休假計劃，員工可以參照整體休假計劃制定個人休假計劃，并作網(wǎng)上申請；部門經(jīng)理參照整體休假計劃和部門員工的實(shí)際休假申請進(jìn)行審批，同時提醒員工在最適當(dāng)?shù)臅r間休假。這樣，由于網(wǎng)絡(luò)可以提供實(shí)時的數(shù)據(jù)，就給管理者提供了決策的參考，在實(shí)際工作中就會避免員工集中休假的情況發(fā)生。其具體的網(wǎng)絡(luò)化管理流程如下：員工通過查詢自己的休假歷史記錄、各種假期節(jié)余，進(jìn)行網(wǎng)上休假申請，對于申請休假的種類、起止日期、審批主管等，系統(tǒng)會自動檢驗(yàn)其休假節(jié)余是否夠用，是否可透支，是否有足夠的審批周期等，并在公司eHR主頁的“Tool Box”中自動提示其審批主管批復(fù)。審批主管可以直接進(jìn)入批復(fù)頁面輸入批復(fù)意見和備注信息，同時可以查詢該員工的休假記錄和結(jié)余。

 

    如果該員工的審批主管不在該系統(tǒng)中，則增加email輸入框，通過自動給審批主管發(fā)email的方式提交休假申請，審批主管收到email后，可以通過超鏈接進(jìn)入批復(fù)頁面輸入批復(fù)意見和備注信息。系統(tǒng)自動將審批主管的批復(fù)信息用email返回申請人。通過審批的員工休假申請記錄自動寫入系統(tǒng)，并從節(jié)余數(shù)中扣減使用天數(shù)，如果休假的種類是與薪資有關(guān),則系統(tǒng)自動與工資系統(tǒng)掛鉤，并做相應(yīng)扣款。如果員工中途終止休假，提前返回公司上班，員工在上班的當(dāng)天通過網(wǎng)上輸入終止休假的申請，包括假期的種類、起始日期、原結(jié)束日期、現(xiàn)結(jié)束日期和審批主管，系統(tǒng)自動在公司eHR主頁的“Tool Box”中自動提示審批主管批復(fù)，主管批復(fù)后，系統(tǒng)自動將未休假的天數(shù)從已休假天數(shù)中扣減，同時節(jié)余天數(shù)也相應(yīng)增加，如果休假的種類是與薪資有關(guān)的，系統(tǒng)自動與工資系統(tǒng)掛鉤，并做相應(yīng)補(bǔ)款。

 

    2．網(wǎng)上培訓(xùn)管理

 

    在培訓(xùn)管理方面，公司制定的培訓(xùn)課程可以通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，員工可以在線申請培訓(xùn)課程。由于網(wǎng)絡(luò)的互動性和共享性，總部和不同下屬公司安排的所有培訓(xùn)課程可以協(xié)調(diào)管理，使各個公司的培訓(xùn)課程不再有重復(fù)和參加人員的限制，每個員工可以申請其合適的培訓(xùn)課程，使資源達(dá)到充分共享。培訓(xùn)主管根據(jù)員工的報名情況及時確認(rèn)參加者名單，并及時通知員工參加培訓(xùn)，如果某項課程超員或無人報名的情況發(fā)生，也可以及早做調(diào)整。培訓(xùn)結(jié)束后，員工可以在線輸入反饋意見，培訓(xùn)主管通過查閱反饋調(diào)查表對培訓(xùn)課程做相關(guān)的總結(jié)，并改進(jìn)以后的培訓(xùn)計劃。

 

    3．員工個人信息的網(wǎng)上自助輸入

 

    GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部總部要掌握全體員工的個人資料以便提供給其全球的Oracle HR系統(tǒng)，GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部在全國各地的辦事處沒有專門的人事專員管理人事信息，因此在人員資料的收集和錄入方面不但有相當(dāng)大的工作量，而且統(tǒng)計起來非常困難。eHR soft2000可以提供員工自助的功能，因此很好地解決了GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部的這一問題。具體如下：e HR soft2000對員工個人的部分資料，采用員工自助服務(wù)的方式，通過分配給每個員工不同的用戶名和密碼，使每個員工只要登錄GE的內(nèi)部網(wǎng)頁，就可以進(jìn)入 e HR soft2000系統(tǒng)直接輸入和修改個人的資料。這樣不但保證了人事部門收集員工個人資料的及時性和準(zhǔn)確性，而且可以保證這些資料的安全性。

 

    實(shí)施效果

 

    基于互聯(lián)網(wǎng)的e HR soft2000系統(tǒng)幫助GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部的管理者實(shí)現(xiàn)其世界領(lǐng)先的人力資源管理理念，高效、安全地完成所有人力資源管理工作。e HR soft2000系統(tǒng)在GE（中國）醫(yī)療系統(tǒng)部的應(yīng)用非常成功，使其在GE全球2000年度的評比中榮獲亞洲最佳人力資源部的大獎。